29 September 2026

Mudah! Ini 7 Cara Menggunakan WhatsApp Business untuk Usaha

Punya usaha kecil tapi masih menggunakan WhatsApp pribadi untuk melayani pelanggan? Kalau chat pesanan, keluarga, teman, dan grup kantor sudah bercampur jadi satu dan membuat bingung, maka sudah saatnya kamu mempertimbangkan untuk menggunakan WhatsApp Business.

Cara menggunakan WhatsApp Business sebenarnya cukup sederhana. Kamu bisa membuat akun khusus untuk usaha, melengkapi profil bisnis, lalu menggunakan berbagai fitur untuk membantu promosi jualan di WhatsApp, menampilkan produk, menerima pesanan, dan berkomunikasi dengan pelanggan.

Berbeda dari WhatsApp biasa, WhatsApp Business memiliki fitur yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis. Dengan memanfaatkan fitur tersebut, kamu bisa mengatur pesan dan pesanan dengan lebih rapi sehingga komunikasi dengan pelanggan menjadi lebih mudah.

Cara Membuat Akun WhatsApp Business

Sebelum mengetahui cara menggunakan WhatsApp Business, kamu perlu membuat akun terlebih dahulu. Caranya adalah dengan mengunduh aplikasi WhatsApp Business, daftarkan nomor untuk usaha, lengkapi profil bisnis, dan tambahkan informasi terkait usahamu.

1. Unduh WhatsApp Business

Cari aplikasi WhatsApp Business melalui Google Play Store untuk pengguna Android atau App Store untuk pengguna iPhone. Saat mencari, pastikan yang kamu pilih adalah aplikasi resmi bernama WhatsApp Business, bukan WhatsApp biasa.

2. Daftarkan Nomor untuk Usaha

Setelah aplikasinya terunduh, buka WhatsApp Business dan ikuti proses pendaftaran yang tersedia. Masukkan nomor telepon yang ingin kamu gunakan untuk akun usaha, kemudian lakukan verifikasi menggunakan kode yang dikirimkan melalui SMS atau metode verifikasi yang tersedia.

Sebaiknya gunakan nomor khusus untuk usaha agar chat dengan pelanggan tidak bercampur dengan percakapan pribadi. Dengan begitu, kamu juga bisa lebih mudah mengatur dan membalas pesan yang berkaitan dengan usaha.

3. Lengkapi Profil Bisnis

Setelah nomor berhasil diverifikasi, isi profil bisnis kamu dengan informasi yang mudah dikenali pelanggan. Masukkan nama usaha, foto profil, kategori bisnis, dan deskripsi singkat tentang produk atau jasa yang kamu tawarkan.

Misalnya, kamu punya usaha makanan rumahan. Kamu bisa menuliskan jenis makanan yang tersedia dan area yang bisa kamu layani. Jadi, pelanggan bisa langsung tahu kamu menjual apa dan melayani pesanan di mana.

4. Tambahkan Informasi Usaha

Selanjutnya, tambahkan informasi yang dibutuhkan pelanggan, seperti alamat usaha, jam operasional, email, atau tautan ke media sosial usahamu jika ada.

Kalau ada perubahan, perbarui juga informasinya. Misalnya, ketika usaha libur pada hari tertentu atau jam buka berubah, ubah informasi tersebut supaya pelanggan tidak salah waktu saat menghubungimu.

Cara Menggunakan WhatsApp Business untuk Usaha Sehari-hari

Setelah akun selesai dibuat, kamu bisa mengikuti cara menggunakan WhatsApp Business berikut ini untuk mengatur komunikasi dengan pelanggan, mulai dari memanfaatkan fitur katalog produk, atur pesan otomatis, pesan sapaan, balasan cepat, hingga mengirim pesan broadcast.

1. Buat Katalog Produk

Agar pelanggan tidak bolak-balik bertanya tentang produk yang kamu jual, kamu bisa menampilkan semua produkmu melalui fitur katalog. Dengan begitu, kamu tidak perlu mengirim foto dan informasi produk satu per satu setiap kali ada yang bertanya. Berikut cara membuat katalog produk yang bisa kamu ikuti:

1. Buka WhatsApp Business, lalu pilih Setelan.

2. Pilih Fitur bisnis, kemudian klik Katalog.

3. Klik Tambah item baru untuk memasukkan produk.

4. Tambahkan foto produk, lalu isi nama, harga, dan deskripsi produk.

5. Tambahkan informasi lain seperti ukuran, rasa, varian, atau isi produk jika diperlukan.

6. Klik Simpan setelah semua informasi produk sudah lengkap.

7. Ulangi langkah tersebut untuk menambahkan produk lainnya.

2. Gunakan Pesan Sapaan

Gunakan pesan sapaan untuk menyambut pelanggan yang baru menghubungi akun WhatsApp Business kamu. Berikut cara membuatnya:

1. Buka WhatsApp Business, lalu pilih Setelan.

2. Pilih Fitur bisnis, kemudian klik Pesan sapaan.

3. Aktifkan opsi Kirim pesan sapaan.

4. Klik bagian pesan untuk menulis sapaan yang ingin dikirim kepada pelanggan.

5. Atur penerima pesan sesuai kebutuhan.

6. Klik Simpan untuk mengaktifkan pesan sapaan.

Buat pesan singkat yang memperkenalkan usahamu dan mengarahkan pelanggan ke langkah berikutnya.

Misalnya, kamu bisa menulis, “Halo, Kak! Terima kasih sudah menghubungi [Nama Usaha]. Kakak bisa cek katalog kami untuk melihat produk dan harganya. Kalau ada yang ingin dipesan, langsung chat nama produk dan jumlahnya, ya”.

3. Atur Pesan Otomatis

Untuk fitur ini, kamu bisa menggunakannya untuk memberitahu pelanggan ketika kamu sedang tidak bisa membalas chat, misalnya saat di luar jam operasional atau ketika usaha sedang tidak menerima pesanan. Berikut cara membuatnya:

1. Buka WhatsApp Business, lalu pilih Setelan.

2. Pilih Fitur bisnis, kemudian klik Pesan di luar jam kerja.

3. Aktifkan opsi Kirim pesan di luar jam kerja.

4. Tulis pesan yang ingin dikirim secara otomatis kepada pelanggan.

5. Atur jadwal pengiriman pesan sesuai jam operasional usaha kamu.

6. Pilih penerima pesan, misalnya Semua Orang.

7. Klik Simpan untuk mengaktifkan pesan otomatis.

Misalnya, kamu bisa menulis, Halo, Kak! Terima kasih sudah menghubungi [Nama Usaha]. Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Pesan Kakak akan kami balas besok mulai pukul 09.00, ya. Terima kasih sudah menunggu.”

4. Manfaatkan Balasan Cepat

Kalau pelanggan sering menanyakan hal yang sama, kamu bisa menyimpan jawabannya sebagai balasan cepat. Buat jawaban untuk pertanyaan yang sering muncul, lalu gunakan shortcut agar kamu bisa mengirimkannya dengan cepat.

Misalnya, kamu bisa membuat shortcut /metodepembayaran untuk pertanyaan tentang pembayaran, /ongkoskirim untuk biaya pengiriman, dan /harga untuk harga produk. Berikut cara membuatnya:

1. Buka WhatsApp Business, lalu pilih Setelan.

2. Pilih Fitur bisnis, kemudian klik Balasan cepat.

3. Klik Tambah untuk membuat balasan baru.

4. Tulis jawaban yang ingin kamu simpan.

5. Buat shortcut untuk balasan tersebut, misalnya /harga.

6. Klik Simpan.

7. Saat membalas chat, ketik shortcut untuk memasukkan balasan yang sudah kamu simpan.

Untuk jawabannya, kamu bisa menyiapkan balasan seperti berikut:

- /metodepembayaran: “Hai, Kak! Untuk pembayaran, Kakak bisa transfer melalui BCA, BRI, atau menggunakan QRIS. Setelah pembayaran selesai, jangan lupa kirim bukti pembayarannya di sini, ya, Kak.”

- /ongkoskirim: “Untuk ongkos kirimnya menyesuaikan dengan alamat tujuan, ya, Kak. Kakak bisa kirim alamat lengkap atau lokasi Kakak supaya kami bantu cek biaya pengirimannya.”

- /harga: “Untuk harga produknya, Kakak bisa lihat daftar lengkapnya di katalog kami, ya. Kalau ada produk tertentu yang ingin ditanyakan, langsung sebutkan namanya dan kami bantu cek.”

Jadi, saat pelanggan menanyakan pertanyaan yang sudah kamu simpan, cukup ketik shortcut yang sesuai, misalnya /harga.

Balasan yang sudah disimpan akan muncul dan bisa langsung kamu kirim ke pelanggan. Dengan begitu, kamu tidak perlu mengetik jawaban yang sama setiap kali mendapat pertanyaan serupa.

5. Kelompokkan Chat dengan Label

Kalau pesanan mulai banyak, kamu bisa menggunakan fitur label untuk mengelompokkan chat berdasarkan status pesanan. Dengan begitu, kamu bisa lebih mudah mengetahui pesanan mana yang baru masuk, sudah dibayar, atau masih perlu diproses. Berikut langkah-langkah membuatnya:

1. Buka WhatsApp Business, lalu masuk ke Setelan → Fitur bisnis → Label.

2. Pilih Tambah label baru, kemudian beri nama sesuai kebutuhan, seperti Pesanan Baru, Menunggu Pembayaran, Sudah Dibayar, Sedang Diproses, dan Selesai.

3. Buka chat pelanggan yang ingin dikelompokkan, lalu pilih label yang sesuai dengan status pesanannya.

4. Perbarui label ketika status pesanan berubah. Misalnya, ubah dari Menunggu Pembayaran menjadi Sudah Dibayar setelah pelanggan melakukan pembayaran.

5. Gunakan label untuk mengelompokkan chat berdasarkan status pesanan agar kamu lebih mudah mengetahui pesanan yang masih perlu ditindaklanjuti.

6. Gunakan Fitur Keranjang

Kalau kamu menjual banyak produk, gunakan fitur keranjang agar pelanggan bisa memilih beberapa produk sekaligus. Pelanggan cukup memilih produk dari katalog, menentukan jumlahnya, lalu memasukkannya ke keranjang.

Misalnya, pelanggan ingin membeli dua botol minuman dan satu kotak camilan. Pelanggan bisa memasukkan kedua produk tersebut ke keranjang, lalu mengirim semuanya dalam satu pesan.

Setelah menerima pesanan, kamu bisa mengecek barang yang dipesan dan mengonfirmasi pesanan kepada pelanggan. Fitur ini bisa memudahkan proses pemesanan, terutama kalau kamu menjual banyak jenis produk.

7. Kirim Pesan Broadcast

Kalau kamu ingin mengirim informasi produk atau promo kepada beberapa pelanggan sekaligus, kamu bisa menggunakan fitur broadcast. Dengan fitur ini, kamu tidak perlu mengirim pesan yang sama ke setiap pelanggan satu per satu. Cara menggunakannya:

1. Buka WhatsApp Business, lalu pilih Broadcastatau Daftar Siaran.

2. Pilih Buat Daftar Baru untuk membuat daftar pelanggan.

3. Pilih kontak yang ingin kamu kirimkan pesan.

4. Tulis pesan yang ingin kamu kirim.

5. Klik Kirim untuk mengirim pesan ke semua kontak yang sudah dipilih.

Misalnya, kamu sedang memberikan promo untuk produk tertentu. Kamu bisa mengirim pesan seperti, “Hai, Kak! Minggu ini ada promo spesial untuk [nama produk]. Harganya RpXX.XXX sampai [tanggal]. Kalau Kakak tertarik, langsung balas chat ini, ya!”

Demikian penjelasan mengenai cara menggunakan WhatsApp Business dan berbagai fitur yang bisa kamu manfaatkan untuk membantu mengelola komunikasi dengan pelanggan. Dengan memanfaatkan fitur yang sesuai, kamu bisa mengatur pesanan, memberikan informasi produk, dan melayani pelanggan dengan lebih mudah.

Namun, mengelola usaha tidak hanya membutuhkan kemampuan berkomunikasi dengan pelanggan. Kamu juga perlu memahami cara mengatur keuangan, memasarkan produk, memanfaatkan teknologi digital, dan mengembangkan usaha agar dapat berjalan secara lebih baik.

Karena itu, terus tingkatkan pengetahuan dan keterampilan yang kamu miliki sebagai pelaku UMKM melalui programPengembangan Kapasitas Usaha (PKU) dari PNM.

PT Permodalan Nasional Madani (PNM) merupakan lembaga keuangan nonbank milik negara yang memberikan pembiayaan sekaligus pendampingan bagi pelaku usaha. Melalui program PKU, kamu bisa mendapatkan pelatihan yang membantu meningkatkan kemampuan dalam mengelola dan mengembangkan usaha, termasuk dalam hal literasi keuangan dan pemanfaatan teknologi digital.

Untuk mendapatkan manfaat dari program tersebut, kamu bisa bergabung menjadi nasabahPNM Mekaar atauPNM ULaMM. Dengan begitu, kamu bisa memperoleh modal usaha sekaligus pelatihan dan pendampingan yang dapat membantu kamu mengelola serta mengembangkan usaha.

Perlu kamu catat, PNM tidak menyediakan pinjaman online melalui aplikasi atau website. Pengajuan pembiayaan PNM dilakukan secara langsung melaluikantor cabang PNM, tanpa menggunakan perantara online.

Untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai pembiayaan dan program pendampingan PNM, kunjungiwebsite resmi PNM atau hubungi call center PNM di 1500-654.